Het nieuwe jaar staat voor de deur. Dit betekent dat er voor 2022 nieuwe projecten aangemaakt moeten worden. Hieronder zijn een aantal aandachtpunten uitgewerkt om het aanmaken van de 2022 projecten zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Templates
Controleer de templates of alle activiteiten en taken nog steeds volstaan en pas deze aan op basis van de ervaringen van afgelopen jaar. Indien er gebruik gemaakt wordt van datums op een taak, dan moeten deze datums aangepast worden naar de juiste datum in 2022.
De templates voor projecten vind je door te klikken op “de negen bolletjes” en dan te kiezen voor instellingen:
Vervolgens kies je voor projectsjablonen om de sjablonen te kunnen openen en bewerken.
Als er rollen in templates op de taken zijn ingericht, dan is het ook verstandig om te kijken of de accountteams nog steeds kloppen en de juiste rollen aan de juiste medewerkers gekoppeld zijn. Om het accountteam te controleren kan er het beste een rapport gemaakt worden. Bij het aanmaken van het rapport kies je dan voor het rapporttype: Accounts met Medewerker relatie (Team). De onderstaande instellingen kunnen gebruikt worden voor de juiste instellingen. Let op dat in de Filters gekozen is voor “alle accounts” en “alle tijden”.
Dienstverlening
Als er ook gebruik gemaakt wordt van de uren en facturatie. Dan is het raadzaam om te controleren of alle dienstverleningen juist zijn ingesteld. De standaard instellingen van een dienstverlening worden namelijk overgenomen door het project. Je kunt dit controleren door gebruik te maken van de lijstweergave van de dienstverleningen. Indien de module dienstverleningen nog niet in je menu zichtbaar is, dan kan deze toegevoegd worden via het aanpassen van het menu via icoontje onder het profiel.
Dan kan je kiezen om de dienstverleningen toe te voegen aan het menu.
Lijstweergave van de dienstverleningen maken voor controle
Na het toevoegen van de dienstverleningen is deze zichtbaar in het menu. Dan is het zaak om een lijstweergave te maken van de velden die gecontroleerd moeten worden, zodat de projecten op de juiste wijze worden aangemaakt. Dit kan via het aanpassen van de lijstweergave en dan de lijst op te slaan onder een nieuwe naam door een lijst te klonen.
Kies de juiste velden om weer te geven bij zichtbare velden.
Door de juiste selectie te maken is nu een handige lijst beschikbaar die gecontroleerd kan worden of de juiste data gevuld is.
Toelichting op de velden:
Naam
Naam van de dienstverlening
Account
Account waarvoor de dienstverlening is aangemaakt
Facturatie frequentie
Moment wanneer de factuur voor het project aangemaakt moet worden
Facturatietype
Wijze van factureren (nacalculatie, vaste prijs, abonnement)
Verwachte kosten per project
Bij een vaste prijs wordt hier de prijsafspraak vastgelegd
Frequentie
De frequentie van het aanmaken van een project van de gekozen dienstverlening
Standaard projecttemplate
Op basis van deze template wordt het project aangemaakt. Indien er meerdere projecttemplates aangemaakt zijn voor een dienstverlening, dan moet dit veld gevuld zijn. Als er maar één template gekoppeld is aan een dienstverlening hoeft het veld niet gevuld te zijn, want dan is het bekend op basis van welke template het project aangemaakt wordt.
Om vanuit de lijstweergave aanpassingen te kunnen doen in de lijst, dan is het belangrijk dat er in de lijst gefilterd wordt op een recordtype (dienstverlening).
Als er namelijk één recordtype geselecteerd is, dan kan in bulk meerdere velden aangepast worden door de juiste waarde te selecteren van een veld.
De velden voor facturatie (frequentie en type) kunnen niet direct in de lijstweergave bewerkt worden. Hiervoor is een updateknop beschikbaar rechtsboven in de lijst.
De geselecteerde diensten kunnen dan via deze knop in bulk worden aangepast.
Als er in het afgelopen jaar accounts inactief zijn geworden, controleer ook of de status op de bijbehorende diensten op afgerond staat. Door een dienstverlening te bewerken is de status aan te passen. Dit veld is ook eventueel toe te voegen aan de bovengenoemde lijstweergave.
In bulk aanmaken van projecten
Projecten voor het nieuwe jaar kunnen in bulk aangemaakt worden. Dit kan handmatig via een functie binnen de Tess instellingen. Je komt bij de Tess instellingen via “de negen bolletjes” en dan zoeken op Tess instellingen.
Vervolgens kan er binnen de Tess instellingen gekozen worden voor de optie “project”.
Op deze pagina kan over alle dienstverleningen een script gestart worden die voor een aangeven jaar de projecten gaat aanmaken voor de accounts waar een actieve dienstverlening aanwezig is en de frequentie op jaarlijks staat. Dan worden in bulk de projecten aangemaakt voor de gekozen dienstverleningen. Als er al een project bestaat voor het gekozen jaar, dan wordt er geen nieuwe aangemaakt. Zo ontstaan er geen dubbele projecten.
Let op: zolang het script bezig is met de projecten aanmaken, dan moet er niet nogmaals op de knop “Start projecten aanmaken script” gedrukt worden. Hierdoor kan het proces verstoord worden wat kan leiden tot fouten. Als het script bezig is, dan is een groene balk zichtbaar. Als de groene balk verdwenen is, dan is het script afgerond met het aanmaken van de nieuwe projecten.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren