Email taak voor notificatie naar medewerker

Wanneer het benodigd is om een medewerker direct een notificatie te sturen van een bepaald proces binnen een project, kan er een email taak ingericht worden. Hieronder staat beschreven hoe dit in te richten is in de project template.

Aanmaken Email taak

Open de project template en de betreffende activiteit waar de taak aan toegevoegd moet worden. Klik op de + rechts bovenin bij de projecttaken. 

Kies voor de optie Email en klik op Volgende.

Vul bij de Projecttaak invoer een duidelijk omschrijving in, zodat helder is wat de email taak doet. Begin bij de template met zoeken op 'notificatie', hierdoor wordt de standaard template 'Email: Notificatie naar medewerker' getoond om te selecteren. Onderin dit artikel staat beschreven hoe dit standaard template er uit ziet.

Als email automatisch versturen aangevinkt wordt, dan wordt de email verstuurd als de taak die er direct boven staat afgevinkt wordt. Anders moet de email altijd handmatig aangeklikt worden om te versturen. 

Het gedeelte bij de verzendgegevens aan de linkerkant is voor de interne communicatie. Selecteer een rol of vast persoon die de mail moet ontvangen. Op basis van de rol in het project team wordt bij het uitvoerend project de ontvangende persoon bepaald. 

Email taak handmatig versturen

Als de email taak niet automatisch verstuurd moet worden op basis van het afvinken van de bovenliggende taak, dan moet de medewerker die de mail wilt versturen deze actie zelf initieren.

Achter de email taak staat een pijltje om de email te versturen.

Standaard template

Onderwerp: 

Notificatie voor {projectnaam} - {account naam} ({account nummer})

Bericht:

Beste {naam ontvanger},

Er is een actie vereist in het project: {projectnaam} van {account naam} ({account nummer})

Klik hier om naar de activiteit te gaan